事務職への就職・転職に必要なパソコンスキル
事務職は、主に個人や部門のサポート業務を担当する仕事で、具体的な仕事は企業によって異なります。
事務職の種類もさまざまですが、おおまか以下のようなものがあります。
- 秘書
- 一般事務
- 営業事務
- 経理事務
経理事務では、経験者が優遇される場合が多いようですが、主な仕事がパソコンを使った書類作成、データ分析などです。
ある程度パソコンを扱えないと、仕事をこなすことができません。
事務職として就職したい・転職したいとなると、必要なレベルのパソコンスキルを身に付ける必要があります。
企業が求めるパソコンスキルは、即戦力として実務を一人でこなせるレベルのパソコンスキルになります。
企業に採用され、新しい仕事を始めるときには、仕事のやり方や流れを教えることはありますが、社員ひとりひとりに、パソコンスキルを一から教えてはくれません。
つまり、企業で働く場合、どんなふうに仕事をしてほしいかは、教えてくれますが、アプリケーションの操作方法までは教えてくれません。
企業は、パソコンスキルを一から教えていてはいくら時間があっても足りませんので、企業の求人票に、「WorやExcelの操作ができる人」が最低条件となっています。
今回は、事務職への就職・転職に必要なパソコンスキルについて紹介します。
事務職に求められるパソコンスキル
事務職に求められるパソコンスキルは、企業によって様々ですが、主に以下のものになります。
- タイピング：キーボードを早く正確に打てる
- メール：CC、BCCを使いわけ、添付ができる
- Word：書類をスムーズに作成できる
- Excel：データ分析やグラフ作成できる
タイピングに必要な早さ
タイピングとは、パソコンのキーボードを打つことですが、非常に重要なパソコンスキルです。
パソコンを使うには、どうしてもタイピングする必要があります。
タイピングが遅いと、どの作業も遅くなり、パソコン操作自体も遅くなります。
タイピングが早いとは言えない方は、以下の状態です。
- キーボードを見ながら文字を打つ
- ホームポジションを知らない
- マウス主体で作業している
キーボードを見ながら文字を打つ方は、キーボードに気を取られ、パソコン操作が遅くなります。
キーボードを見ないで6～7割をタイピングできるレベルは必要です。
タイピングを早くしたいなら、ホームポジションを知る事です。
キーボードの「F」と「J」は、突起がありますが、この「F」と「J」が、人差し指のホームポジションです。
日本語変換する時、毎回マウスを使って選択されている方も良くいらっしゃいますが、マウスを使うたびにキーボードから指を離していては、タイピング時間がどんどん遅くなるばかりです。
メールのスキル
メールの操作自体で覚えることはそれほどなく、一般常識の方が必要になります。
メールの必要なスキルは主に以下になります。
- 送る相手にどんな内容か伝わる件名
- ファイル添付
- Cc/Bccの使い分け
Ccとは、カーボンコピーの略で、送信したことを知られてもOKな相手を入れる
Bccとは、ブラインドカーボンコピーの略で、送信したことを知られたくない相手を入れる
今はメールは、仕事におけるコミュニケーションの最重要なツールとなっています。
1日平均10通のメールを送信し、30通受信しているとして、仮に1通読む時間を1分、書く時間を6分とすると、1時間30分近くをメール処理に費やしている計算になります。
1日8時間勤務だとすれば、2割近くにもなりますので、「メールの処理が速い人ほど、仕事も速い」となります。
つまり、メールのスキルが高い人は、効率的に仕事ができる人と言えます。
メールのスキルで重要なのは、文章を早く作成するタイピングスキルと、送る相手に合わせ、相手に伝わる内容を送れるなどのスキルが必要になります。
Wordのスキル
Wordは、ビジネス文書や企画書などが、早く綺麗な書類が作成できる文書関係のアプリケーションです。
文字入力ができ、文字を大きくしたり色を変える事がでれば、OKと思われています。
企業が求められているWordのスキルは、「見やすい」、「わかりやすい」文書が作成できるレベルが必要です。
報告書、企画書、提案書などを作成する場合は、以下のようなスキルが必要です。
- 写真や表を載せる
- ワードアートの見出し
- ヘッダーフッターが使える
- ルーラーやインデントなど使用し整列された見やすい文章
- 目次の挿入
Wordの場合は、特にタイピングスキルが重要です。
Excelのスキル
Excelは、もっとも普及している表計算ソフトです。
複雑な計算が瞬時に完了しますので、データ集計や分析、グラフ化など簡単にできるためよく使われます。
簡単な報告書から、顧客管理、在庫管理、業務管理などでも良く使用されています。
表作成や四則計算だけでなく、関数を使用したり、マクロを使用して作業の自動化まで多くのことができます。
Excelでは最低限以下のようなスキルが必要です。
- 表作成
- 足し算、引き算、かけ算、割り算の四則計算
- sum関数やaverage関数などの集計計算
- 印刷
その他、Excelで良く言われているスキルとして以下のようなものがあります。
- VLOOKUP関数やIF関数
- ピボットテーブル
- マクロ
VLOOKUP関数やIF関数、ピボットテーブルが使えるようであれば、「仕事できる」と期待されますし、マクロが使えるようであれば、即戦力となります。
MOSやVBAエキスパートなどの資格
転職となると、人は不安になって資格取得に飛びつきますが、これはパソコンスキルの資格も同じです。
パソコンスキルの資格では、「MOS」や「VBAエキスパート」いった資格が有名です。
MOSとは
エクセルやワードの基本操作ならびに応用的な操作を実践的に行う資格で、各エクセルやワードのバージョン及び各アプリケーションごとに試験科目が分かれています。
通常使う上で最低限必要な操作方法を出題するスペシャリストレベルと、スペシャリストレベルの基礎的な内容を十分に踏まえた上で、より応用的な操作ができるかどうかを問うエキスパートレベルの2段階に分かれています。
多くの企業でMicrosoft Officeを使用していること等から、主に事務関係・営業関係の就職に有利とされています。
VBAエキスパートとは
ExcelやAccessに搭載されているマクロ・VBA（Visual Basic for Applications）のスキルを認定する資格試験制度です。
試験のレベルは3つあり、「ベーシックレベル」、「スタンダードレベル」、「プロフェッショナルレベル」の順に難しくなります。
まとめ
企業によって、必要なパソコンスキルは様々です。
MOSなどの資格取得は、就職・転職でアピールできるという事もあり無駄にはなりませんが、資格を取れば実務でかならず通用するわけではありません。
テキスト通りに丸暗記で資格を取得できても、実務では通用しません。
仕事をしていく上では、参考書などの実例にはないような事をやらなければいけない事は多くあります。
特にExcelの関数やマクロは、しっかり理解して置くことが重要です。
