スポンサーリンク
スポンサーリンク
スポンサーリンク
スポンサーリンク

わかりやすい作業手順書(業務マニュアル)の作り方

パソコンスキル
スポンサーリンク

わかりやすい作業手順書(業務マニュアル)の作り方

仕事の量が増えて他の人にお願いする場合や、引継ぎなどの場合は、作業手順書(業務マニュアル)が必要になります。

他人に仕事を受け渡す事は、容易なことではありません。

仕事を他の人にお願いすることに不安がある場合もありますし、一から教えるより自分でやったほうがいいと考えて、多くの仕事を抱え込んでしまう時もあります。

今回は、わかりやすい作業手順書(業務マニュアル)の作り方について紹介します。

作業手順書(業務マニュアル)を作成する目的

作業手順書(業務マニュアル)を作成する目的は、他の人に安心して仕事を任せて、仕事がまわる状況を作るためです。

作成して、保管場所が決められていれば、多くの場合、勝手に仕事が進んでいきます。

しかし、作業手順書(業務マニュアル)は使えるものでないと、全くその効果が現われません。

わかりやすい作業手順書(業務マニュアル)の作り方

作業手順書(業務マニュアル)を始めて作ろうとした時、以下のような事を考える場合が多いと思います。

  • どこまでの範囲の手順書を作ればいいのか
  • その場の判断で動いて欲しいが、現場担当者の判断に任せれても良いか
  • どこまで事細かに書くべきか
  • 複数の担当者が関わる仕事についてはどのように書けば良いか
  • 手順書は、Wordで作ったほうが良いか、Power Pointのほうが良いか
  • 手順書の修正は面倒

考えて悩んだた結果、作業手順書(業務マニュアル)を作成しても無駄で、自分でやる方が良いのではと、諦めてしまう方もいらっしゃいます。

諦めてしまうと、自分の仕事が増えるばかりで、自分が苦しむことになります。

作業担当者は作業手順書(業務マニュアル)を読まない

ほとんどの方は、家電製品の取扱説明書を読もうとはしないで、必要な部分だけ流し読みします。

文書を読みたくないと思うのは、作業手順書(業務マニュアル)でも同じです。

どんなに内容の素晴らしい充実した作業手順書(業務マニュアル)を作成しても、読んでもらえなければ意味がなく効果はありません。

文章を読みたくないと思っている担当者に、作業手順書(業務マニュアル)を読んでもらえるようにするためには、読んでもらいたい部分を強調し注意を引くなど、下記のようなことが重要になってきます。

  • 見出しのフォントを変える
  • フローチャートなど図を入れる
  • 誰が作業するかを明確にする
  • 必要なことをチェックリストにする

新聞や雑誌は見出しがあり、短く要点をまとめて述べています。

また、写真や図を入れることで読みやすくしています。

タイトルや見出しに、「ここを読めばいい」と思わせるような書き方で工夫します。

作業担当者は作業手順書(業務マニュアル)を理解しようとしない

作業手順書(業務マニュアル)を読ませることが出来ても、理解できないことがあります。

これは、作業手順書(業務マニュアル)を、作成者の視点で作成してしまうからと言えます。

いつも使っている単語でも、新しい担当者にしてみれば知らない単語もありますし、意味を取り違えやすい文章を書いてしまう場合もあります。

例えば、「①と②のスイッチを押す」と作業手順書(業務マニュアル)に書いてあるとします。

この文章を読んで、Aさんは①のスイッチを押した後、②のスイッチを押しましたが、Bさんは、①のスイッチと②のスイッチを同時に押しました。

この例のように、人によって作業が異なる事は少なくありません。

作業手順書(業務マニュアル)作成した方にすれば、普通に行っていることでも、読む方が正しく理解していないことはたくさんあります。

読み手は文章を理解しようとしない、言い換えれば、自分の文章は理解されにくいという事を頭に入れて、作業手順書(業務マニュアル)の作成する必要があります。

作業手順書(業務マニュアル)の内容を理解してもらえるためには、できるだけ簡単に、下記のように書く必要があります。

  • 一文を短く書く
  • 5W1H(いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように)で書く
  • 時系列で書く

仕事の内容を理解できている方にとっては、作業手順書(業務マニュアル)は無くてもわかるものですが、はじめて業務を行う方にすれば、文章が長いだけでも理解しにくいものです。

はじめて業務を行った時を思い出しながら、一文を短く、5W1Hを明確にして書く事で、理解されやすい文章になります。

また、経験豊富な人しか分からない用語は、なるべく使わない事です。

作業担当者は作業手順書(業務マニュアル)通りに行動しない

作業手順書(業務マニュアル)の内容を理解できたとしても、行動しない事も多くあります。

どうしようかと悩んでいる内に、休み時間や定時の時刻が近づくと、後でやろうとそのまま忘れてしまいます。

実際にどうやればいいのか解らない、また何のためにこの作業をやるか理解していない時に、担当者は行動しない事になります。

例えば、作業手順書(業務マニュアル)に、「毎週、報告書を上司に提出する」とあったとします。

しかし、この文章だけではまだ曖昧で、具体的な内容がわかりません。

「グループリーダーは、月曜午前中に、1週間の結果をまとめた○○様式の報告書を、上司に提出する」と明確に決めると、行動しやすくなります。

また、この業務は、何のために必要か理解できるよう記載しておくことで、担当者の行動させることになります。

まとめ

新しい担当者が、「読む」「理解できる」「行動する」作業手順書(業務マニュアル)を作成することは、大変な作業でそれなりの時間がかかります。

作業手順書(業務マニュアル)を作成する前に、まずは、チェックリストを作成する事をお勧めします。

チェックリストがあれば、一つ一つの項目を確認する事でとりあえずの仕事が終わります。

例えば、ちょっとした作業準備を誰かにお願いするとしても、頼まれた方は何を準備すれば良いかはわかりません。

簡単なチェックリストを準備しておくだけでも、準備を任せられ、貴方自身は、本来やるべき仕事に集中できます。