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パソコン作業効率アップで時短!

パソコンスキル
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パソコン作業効率アップで時短!

「仕事が終わるのが遅い、残業が多い」、「家族や友達、恋人と過ごす時間を持ちたい」、「オフタイムは思う存分遊びたい」、「もっと楽しく人生を過ごしたい」そう思われるている方は多いとも思います。

私も仕事をラクして早く終わらせたいために、いろいろな時短術を実践してきて、仕事の生産性を大幅に向上させることができました。

今回は、パソコン作業を効率アップさせ、時短できる方法をいくつか紹介します。

効率化のメリット

仕事を効率化するメリットは、生産性が上がることで、周囲からの評価も上がりやすくなります。

仕事を自動化することができれば、作業をしなくても仕事が進んでいく仕組みが作れます。

もちろん仕事が増えてしまう場合があるというデメリットはあり、私自身も新しい仕事や仕事の負荷が増えました。

しかし、下のような仕事を効率化するメリットがたくさんありました。

  • 職場の人の仕事を改善し喜んで貰えた
  • 上司への提案が通りやすくなった
  • 空いた時間に新しいスキルが習得しやすくなった
  • 新しい仕事を経験できた

考え次第ですが、効率化することでいろいろな経験を出来た良かったと思っています。

デスク回りを整理・整頓

整理・整頓は基本中の基本で、整理・整頓の出来ていない人に仕事の早い方はいません。

整理・整頓とは、不要なものを片付け(整理)、使いやすいように配置(整頓)することです。

作業スペースは限られています。

狭い机の上に、書類だらけの方は、探す時間が無駄なばかりか、作業スペースも狭くなるばかりです。

書類の紛失や、見落としの可能性もあります。

デスクの上からデスクの足元まで、いろいろなモノで散らかっているなら、まずは、次の4つのステップで、整理・整頓をしてみましょう。

  1. 外に出す:要るモノ、要らないモノをすべて一度外に出す
  2. 分ける:要・不要で分類する
  3. 減らす:要らないモノは捨てる・譲渡する
  4. しまう:必要なモノだけを残す

帰宅の際は、机の上にパソコン以外何もないというぐらいにします。

パソコンの設定を変えて事務作業を効率化

デスクトップのフォルダ整理

パソコンのデスクトップ画面が、フォルダやアプリケーションのショートカットで一杯になっていませんか?

「整理・整頓」は基本中の基本で、「整理・整頓」の出来ていない人に仕事の早い方はいません。

よく使うフォルダやアプリケーションは決まっていて、多くはないはずです。

普段ほとんど使わないフォルダやアプリケーションのショートカットはデスクトップから削除し、必要なものをすぐ選択できるようにしておきます。

仕事の速い人は、マウスを使わずキーボードだけで目的のフォルダに移動して必要なファイルを開いたり、アプリケーションを立ち上げます。

よく使うフレーズはIME登録

「お疲れ様です。」、「お世話になっております。〇〇でございます。」などよく使うフレーズは、IME辞書登録しておきます。

IME辞書登録しておけば、「お疲れ様です。」と全てタイプする必要はありません。

例えば「おつ」とタイプすると、予測候補として出てきます。

またよく使う単位や記号などは単語登録しておくと、毎回IMEパッドなどで探す必要はありません。

マウスを使わずフォルダやファイルを開く

フォルダやファイルの名前の最初を半角英数字で作成順など番号を振るなどしておくと、フォルダやファイルが探しやすくなります。

図書(文書)管理方法が、社内規定などで決められて、図書(文書)管理番号をフォルダやファイルの名前の最初につけて管理させている会社も多いと思います。

同じように全てのフォルダやファイルを番号振りしておけば、マウスなしでもフォルダやファイルを選択できるようになります。

フォルダやファイル名称の先頭文字のキータイプで、移動できますので、キーボードだけで移動でき、作業が早くなります。

パソコン操作のスキルアップ

パソコン操作のスキルアップをしていくと、仕事の効率はどんどんあがります。

パソコン操作に関しての効果的なスキルアップを紹介します。

タイピングの速度を早く

タイピングが遅いだけで、時間の無駄をしています。

タイピング速度を計測してみるとわかりますが、普通の速さの人と遅い人では、倍近く速さが違います。

パソコン操作では、タイピングは必ず必要です。

メールの処理だけみても、タイピングが仕事の速さをきめる要素になっています。

タイピングは短期間で習得できるものではありませんが、継続してトレーニングすれば確実に速くなっていきます。

無料のタイピングトレーニングのサイトもあるので、チャレンジしてみる事をお勧めします。

ショートカットキーでパソコンを操作

ショートカットキーを習得するのは大変ですが、一度覚えてしまえば、驚くほど仕事が早くなります。

ショートカットキーを覚えただけで、1日の仕事量が1時間減ったという事例もあります。

ショートカットについてはこちらの記事でも紹介しています。

ショートカットキーで時短!

繰り返し作業はショートカットキー登録

Excel(エクセル)を使って場合は、「文字色を赤」「セルの塗りつぶしを黄色」「セルの結合」などよく使う作業があります。

地味な作業は、結構な時間をかけています。

よく使う決まった作業の場合、例えば「文字色を赤」を[Ctrl]+[Shift]+[R]、「セルの塗りつぶしを黄色」を[Ctrl]+[Shift]+[Y]というショートカットキーを割り当てます。

ショートカットキーを割り当てると、[Ctrl]+[Shift]+[R]を押すだけで文字色を赤色に変更できます。

[Ctrl]+[Shift]+[Y]を押すだけで、セルの塗りつぶしを黄色に変更できます。

業務作業を定型化して効率アップ

業務作業を定型化して効率アップさせる方法はいろいろありますが、効果の高いものを紹介します。

業務マニュアルで標準化

業務マニュアルを作成することで、会社内の作業を統一することができます。

特に異動や業務の割り振りなど、仕事を引き継ぐ時などは、業務マニュアルがあるかないかの差は、はっきりわかります。

引き継いだ後で、電話やメールで質問や問合せが来て、自分の仕事に集中できないなど、仕事の引継ぎ不備が少なくなり、ストレスなく新しい仕事ができるようになります。

業務マニュアルを作るときにコツを紹介します。

  • どこにあるかわかる、業務マニュアルの場所にすぐアクセスできる
  • 読みやすい文字のフォントサイズや色を使用している
  • わかりやすく絵や動画がついている
  • 業務マニュアルが常に最新版になっている
  • 内容が短文で理解しやすく、わかりやすい表現(抽象的な言葉はない)
  • 報告書は「フォーマットA」を使うというように、明確に記載
  • 新入社員が理解できるレベルで作る

テンプレート(フォーマット)で標準化

会議の議事録などは、フォーマットを作成しておくことです。

作成したフォーマットはテンプレートして保存しておくことです。

Word(ワード)で、フォーマットを作成される場合は、見出し1、見出し2、見出し3なども、文字フォントや大きさなども統一できます。

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まとめ

パソコン作業効率アップ方法をいくつか紹介しました。

Excelで多くのデータを扱う作業(仕事)を行っている方にマスターしてほしいパソコンスキルがあります。

ExcelマクロVBAのプログラミングという、作業を自動化する機能です。

煩わしい作業は一瞬で片付けることができるようになる機能です。

伝票処理の多い事務作業などでは、3日かかる仕事を、数分で片付けることができる可能性のある機能です。

是非、ExcelマクロVBAのプログラミングに挑戦してみてください。