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デスクトップの整理・整頓術

パソコンスキル
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デスクトップの整理・整頓術

「デスクトップがファイルやフォルダで一杯・・・」、「あのファイルってどこだ?・・・」

そんな状況になっている方は、デスクトップを整理・整頓しましょう。

デスクトップをスッキリさせて、作業(仕事)を効率良く片付けましょう。

今回は、デスクトップの整理・整頓術について紹介します。

デスクトップが片付かない理由

デスクトップをファイルやフォルダで一杯にしたいと思っている方は、ほぼいないと思います。

それなのに何故、デスクトップがファイルやフォルダで一杯になっているのでしょう。

人それぞれ理由はあると思いますが、多くは下のような理由ではないでしょうか?

  • 仕掛り作業(仕事)はデスクトップに置くのがラク
  • デスクトップに置いておけば、なくさない

と考えていらっしゃいるからと思います。

作業(仕事)を早く手をつけて終わらせたい、ファイルの場所を見失いたいくないと考えれば当然だと思います。

無駄な事を避けラクしたいとデスクトップに置いておくのが、一番いい方法と考えていらっしゃるからと思います。

残念ながら、ファイルやフォルダで一杯になったデスクトップから、目的のファイルやフォルダを探す時間に多くの時間をかける結果になってしまわれています。

デスクトップの整理・整頓

カテゴリー別のフォルダをつくる

最初に、デスクトップにあふれかえったファイルの置き場所を決めてあげます。

わかりやすいようにカテゴリー別など大分類のフォルダをつくるようにします。

ファイルが多い場合は、ファルダの中にもう少し細かくカタゴリー別などの中分類のフォルダを、作っても良いです。

更に細かく小分類したフィルダを作っても良く、目的のファイルを探しやすくするために工夫しますが、あまり深い構造とならないようにします。

中分類や小分類などは、あとで構いません。

デスクトップのフォルダは、多くても10個程度が良いと思います。

パソコンの使用状況などによっても異なりますが、デスクトップに置くアイコンは、以下のようなものだけで良いと思います。

  • フォルダのアイコン(多くても10個程度)
  • 頻繁(週1回以上)に使うアプリケーションのアイコン
  • 仕掛り作業(仕事)のファイルを1~2個

デスクトップのファイルをフォルダへ移動

デスクトップのファイルを、作成したカテゴリー別のフォルダに移動します。

デスクトップを開いた状態で、右クリックし、「表示」や、「並べ替え」などを使って、キレイに整列させます。

「アイコンの自動整理」や「アイコンを等間隔に整列」、「デスクトップ アイコンの表示」にチェックを入れるなどして使いやすくさせます。

これでデスクトップがスッキリとさせられます。

目的のフォルダをすぐ探せるように整頓・整頓

ファイル整理だけで終わってしまうと、「フォルダへ移動するのが面倒・・・」とまたデスクトップはすぐに前の状態に戻ってしまいます。

これを防止するためには、目的のフォルダをすぐ探せるようにする事です。

フォルダやファイルの名前の先頭は「半角英数字」

フォルダやファイル名の先頭を半角英数字にすることで2つメリットがあります。

  • 検索しやすい
  • キーボードで移動しやすい

数字、アルファベット順に自動で並び替えられますので、フォルダやファイルがどこにあるか分かりやすくなり、探す手間が一気に減ります。

社内で図書(文書)番号などが規定されている場合は、その番号を使用されている方もいらっしゃると思いますが、すぐに目的にフォルダやファイルを探せていられるはずです。

特に規定がない場合は、使用頻度の高いファイルを順に番号を振るや、作成日をファイル名の先頭にしたりするのも良いでしょう。

目的のファイルまで矢印キーだけで移動できますし、フォルダやファイル名の先頭文字が数字、アルファベットだと、キーボードで頭文字の数字やアルファベット入力で、ファイルやフォルダを移動できます。

またよく使うフォルダにショートカットキー設定をし、一瞬でそのフォルダを開けるように設定する事もできます。

デスクトップに保管するより、フォルダに保管する方がはるかにラクで効率的です。

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まとめ

デスクトップがファイルだらけ人は、他の場所に保管されているフォルダも探しにくい状態になっている場合がほとんどです。

デスクトップの整理・整頓ができたら、作業(仕事)を効率良くするためにパソコンをまるごと整理・整頓しましょう。

大切なのは、よく使うフォルダをすぐ開いて、目的のファイルをすぐに見つけられるように設定(名前)にすることです。