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単純作業や繰り返し業務の仕組化の方法

パソコンスキル
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単純作業や繰り返し業務の仕組化の方法

単純作業や繰り返し業務は、面倒と感じる方は多いと思います。

私もその一人で、単純作業や繰り返し業務はすぐに飽きてしまいます。

会社で働く場合は、飽きたからの理由だけで、やらなくて済む事はまずありません。

単純作業や繰り返し業務が苦手な方は、仕事を仕組化する事をお勧めします。

繰り返し業務を効率化し、誰でも出来るようにする事で、やりたくない意識を減らすことができます。

単純作業や繰り返し業務を仕組み化するときのポイント

単純作業や繰り返し業務を仕組み化をすることは、同僚にも喜ばれます。

現状のまま、単純作業や繰り返し業務を毎日こなしていても、時間を取られるばかりで残業が増えたり、ミスが多発して、多くの時間が失われる危険性もあります。

例えば、Excelで手作業でおこなっているの業務が、1日30分かかる仕事だっととします。

その場合、月20日で10時間の時間が必要です。

その業務を仕組み化し、1日5分で終了できるようになると、月では1時間30分で業務が終わらせる事になります。

時間短縮できることで疲れが減るだけでなく、ミスも大幅に減らすことができます。

仕組化を進めていく上で、意識するポイントを下に紹介します。

  • 業務マニュアル、業務フロー、チェックリストの作成
  • 段取りを組む
  • 業務を自動化する
  • 成功事例の活用

仕組化の方法

業務マニュアル、業務フロー、チェックリストの作成

仕組化するための基本は、業務マニュアル (手順書) 、業務フロー、チェックリストを作る事です。

誰が取り組んでも同じ成果が出せる仕組みを仕上げておくための、簡単で誰でも取り組むことができる方法です。

業務マニュアルやチェックリストがあれば、手とり足取り教える手間を省けますし、担当者が異動となっても引継ぎが容易になります。

業務マニュアルやチェックリストをパソコンで作成する場合は、パソコンスキルを高めておくことで作業が早くなります。

段取りを組む

仕組化する上で大切なスキルは、段取りが組めることです。

どんな業務もゴール (納期) から逆算して進めていきます。

逆算していない段取りは、無駄な仕事が増えるだけで、納期を守ることが難しくなる場合が多くあります。

例えば業務に必要な資料が準備できていないことがあったとします。

これも段取りを組まずに業務をしていた事になり、すぐ資料が準備できればまだ良いのですが、準備に時間がかかってしまうと時間の無駄になってしまいます。

仕事の段取りを組める方は、余計な時間なしで、スムーズに業務を進めていく事ができます。

業務を自動化する

仕組化する上で最も効果が高いのは、仕事を自動化することです。

業務マニュアルやチェックリストは、業務を理解する事やミスを防止するためのものではありますが、人が行う作業だからです。

業務マニュアルやチェックリストを作成したり、段取りを組んだとしても、それだけで仕事がラクになるのは、僅かです。

業務マニュアルがありチェックリストがあっても、必ずミスは生じます。

この対策として、ダブルチェックをしたり確認部署を増やしたりする場合が多いと思います。

残念ながら、チェック回数や確認部署を増やしてもミスは減らず、逆に時間がかかる場合も良くあります。

人為的なミスを減らすためには、機械によって自動化する事です。

機械による自動化で、人の作業自体を減らすと同時に、ミスも減らすことができます。

例えば、月末に、何百件、何千件のデータを処理する業務があるとします。

この場合、Excelのマクロを使用した自動化によって、大幅な時間短縮とミスの減少が可能になります。

成功事例の活用

業務の仕組化するために、他社の成功事例を調査して活用することは、仕組化の近道になります。

会社員であれば、他部署の成功事例を教えてもらったり、自分のやり方で上手くいった事例を同僚に紹介する機会があります。

成功事例を体験したり聞いたりした時は、なぜ成果を出すことができたかという点を考えます。

成功事例と失敗事例を分析することで、さらに高いレベルの仕組化ができるようになります。

また、同じ業務でも仕事の早い方とそうでない方の違いは何かを、意識する事です。

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まとめ

業務の内容によっては、仕組化できるかそうでないかが異なります。

業務の仕組化に取り組む時は、仕組化できる業務と出来ない業務を見極める必要があります。

手足などを動かすことで進められる業務は、仕組化できる仕事が多くあります。

具体例として、「製品を運ぶ」、「製品の検査」、「納品書の作成」などがあり、機械やツールの導入することで仕組化する事ができます。

一方、「自動化のためのプログラム作成」、「新しい作業方法の提案」「新製品開発」などは、仕組化出来ない業務です。

言い換えると、仕組化出来ない業務によって、業務を仕組化していく事になります。

大企業では、多くの業務を自動化されていますが、成功事例を参考にして、業務に自動化を取り込む事はできます。

中小企業や個人事業でも、限られた予算の範囲で、Excelのマクロによる自動化など出来る事から業務を自動化すれば、効率良くミスを減らす事ができます。